TERMS &
CONDITIONS

1.1 In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

• Opdrachtnemer: Creative One Studio, de gebruiker van deze algemene voorwaarden, gevestigd aan de Hospeslaan 2, 2015GK in Haarlem.
• Opdrachtgever: de wederpartij van Creative One Studio.
• Overeenkomst: elke wederzijdse acceptatie met betrekking tot de levering van diensten/zaken door Creative One Studio.
• Projecten: de door Creative One Studio geleverde diensten en daarmee samenhangende zaken. Hieronder vallen onder meer de overeenkomst tot het maken van film, video en geluidsproducties, concept en communicatieadvies en andere multimediaproducten, een en ander in de ruimste zin van het woord, zoals vastgelegd in een door beide partijen overeengekomen document en de documenten die daarin eventueel van toepassing worden verklaard.
• Werkzaamheden: het zonder enige ondergeschiktheid en buiten dienstbetrekking of aanneming van werk verrichten van diensten c.q. het geven van adviezen zoals hiervoor genoemd en/of leveren van zaken, een en ander in de meest ruime zin van het woord en zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
• Voorwaarden: deze algemene voorwaarden van Creative One Studio.

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Creative One Studio en een opdrachtgever waarop Creative One Studio deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. Het sluiten van een overeenkomst met Creative One Studio houdt in dat opdrachtgever de toepasselijkheid van deze voorwaarden onvoorwaardelijk accepteert.

2.2 De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten Creative One Studio, voor de uitvoering waarvan door Creative One Studio derden dienen te worden betrokken.

2.3 Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. Creative One Studio en de opdrachtgever zullen dan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.

2.4 Indien Creative One Studio niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat Creative One Studio in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen. Eventuele afwijkingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen en gelden slechts ten aanzien van de specifieke overeenkomst waarop de afwijkingen betrekking hebben. De toepasselijkheid van eventuele inkoop of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. In het geval deze voorwaarden en de overeenkomst onderling strijdige bepalingen bevatten, gelden de in de overeenkomst opgenomen voorwaarden.

3.1 Creative One Studio stelt offertes samen op basis van een inschatting van de benodigde werkuren voor de redactie, projectvoorbereiding, opnames, montage, materiaalgebruik en andere project gerelateerde zaken. Creative One Studio stelt deze uren vast in alle redelijkheid. Toch kan het voorkomen dat een opdrachtgever gedurende de productie additionele wensen heeft die nog niet in de offerte zijn opgenomen. Deze extra uren worden op basis van een vast uurtarief bovenop het in de offerte afgesproken factuurbedrag in rekening gebracht in overleg met de opdrachtgever, tenzij anders is overeengekomen. De uitgebrachte offerte is voorzien van een geldigheidsdatum. Na deze datum kan Creative One Studio niet meer garanderen dat de prijs en het uitvoertraject nog exact hetzelfde zullen zijn. Alle in de offerte genoemde tarieven en prijzen zijn exclusief 21% btw. Het akkoord op een offerte, ongeacht of dit schriftelijk, mondeling of per e-mail wordt gegeven, wordt door partijen als rechtsgeldig en bindend beschouwd, mits het akkoord op een duidelijke en ondubbelzinnige wijze is geuit.

4.1 Alle reis- en verblijfkosten worden beschouwd als additionele kosten en worden niet meegenomen in de offerte. De kosten worden apart toegevoegd aan de eindfactuur. Creative One Studio hanteert een kilometervergoeding van €0,40 per gereden kilometer.

5.1 In de producties wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van passende, eventueel rechtenvrije muziek. Deze wordt door Creative One Studio zelf geproduceerd of aangekocht. Eventuele extra kosten zoals rechten of andere claims zijn voor de klant, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.

6.1 Na ondertekening of schriftelijke goedkeuring van de offerte door de opdrachtgever dient 50% van het totale factuurbedrag te worden voldaan. Dit bedrag wordt apart gefactureerd met een betalingstermijn van veertien dagen na factuurdatum. De uitvoering van het project vangt niet eerder aan dan nadat deze betaling volledig door Creative One Studio is ontvangen.

6.2 Het resterende bedrag van 50% wordt gefactureerd na oplevering van de definitieve productie, conform de reguliere betalingscondities zoals omschreven in artikel 10.

7.1 Om de montage qua tijd en kosten efficiënt te laten verlopen wordt een 4 versie methode aangehouden. Voor opdrachtgevers geldt dat de productie wordt opgeleverd met maximaal 3 wijzigingsrondes. Previews worden online aangeboden via een verborgen link.

• Versie 1, ruwe montage / concept — Deze eerste ruwe versie wordt zo veel mogelijk volgens het script gemonteerd maar is nog niet tot in detail afgewerkt. De opdrachtgever krijgt deze versie online te zien en geeft feedback over de structurele en inhoudelijke keuzes.
• Versie 2, tweede versie — De feedback op de ruwe montage wordt verwerkt. De opdrachtgever kan opnieuw feedback geven over de structuur, het ritme en de inhoudelijke keuzes.
• Versie 3, eindmontage — De productie is tot in detail afgewerkt. De opdrachtgever kan Creative One Studio van de definitieve feedback voorzien over details zoals timing, kleurbewerking, titels en transities. Wijzigingen in deze fase dienen ter verfijning van de eerder gegeven opdracht.
• Versie 4, definitief — Creative One Studio verwerkt de laatste feedback, waarna de productie volledig wordt afgewerkt en opgeleverd.

7.2 Onderdelen waarop de opdrachtgever in een eerdere versie akkoord heeft gegeven, of waarover binnen de in artikel 7.3 genoemde termijn geen feedback is ontvangen, gelden als definitief vastgesteld. De opdrachtgever kan hier in een latere correctieronde niet kosteloos op terugkomen. Wanneer wijzigingen een toevoeging of afwijking betreffen op de origineel gegeven opdracht, of wanneer de opdrachtgever eerder gemaakte keuzes terugdraait, worden de extra uren volgens het geoffreerde tarief als meerwerk in rekening gebracht, evenals alle extra te maken kosten.

7.3 Indien de opdrachtgever niet binnen 14 dagen na het online beschikbaar stellen van een versie schriftelijk feedback geeft, wordt deze versie als geaccepteerd beschouwd en gaat Creative One Studio door naar de volgende fase van de productie. Creative One Studio stuurt de opdrachtgever uiterlijk 3 dagen voor het verstrijken van deze termijn een herinnering.

7.4 Inspanningsverplichting en finale betalingsplicht

Creative One Studio levert haar diensten op basis van een inspanningsverplichting en spant zich aantoonbaar in om een productie te realiseren die aansluit bij de door de opdrachtgever omschreven wensen en het overeengekomen concept.

Indien de opdrachtgever na oplevering van een versie aangeeft niet tevreden te zijn, biedt Creative One Studio de mogelijkheid dit op te lossen binnen de in artikel 7.1 beschreven correctierondes. Wanneer Creative One Studio daarnaast minimaal twee aanvullende alternatieve versies of varianten heeft vervaardigd en aangeboden, heeft Creative One Studio aantoonbaar voldaan aan haar inspanningsverplichting.

Onder een volwaardige versie wordt verstaan elke opgeleverde bewerking of variant van de productie, daaronder uitdrukkelijk begrepen ruwe montages, tussentijdse versies en alternatieve uitwerkingen, ongeacht de mate van afwerking.

Zodra aan bovenstaande voorwaarde is voldaan is de volledige betalingsverplichting van de opdrachtgever onherroepelijk opeisbaar, ongeacht de mate van tevredenheid van de opdrachtgever met het eindresultaat. Subjectieve ontevredenheid, een gewijzigd inzicht, gewijzigde bedrijfsdoelstellingen of andere omstandigheden aan de zijde van de opdrachtgever die zijn ontstaan na het sluiten van de overeenkomst, vormen uitdrukkelijk geen grond voor gehele of gedeeltelijke opschorting, verrekening of ontheffing van de betalingsverplichting.

De opdrachtgever erkent door ondertekening van de overeenkomst dat creatieve dienstverlening naar zijn aard subjectief is en dat het ontbreken van persoonlijke voorkeur voor een bepaalde creatieve uitwerking geen gebrek in de nakoming door Creative One Studio oplevert.

8.1 Het gemaakte (ruw) beeldmateriaal en/of 2D- en 3D-animaties blijft eigendom van Creative One Studio tenzij anders overeengekomen. Creative One Studio is vrij alle beeldmateriaal te gebruiken voor eigen promotiedoeleinden. Bij het overdragen van de RAW videobestanden dient dit altijd te gebeuren op een door de opdrachtgever aangeschafte geheugenkaart.

9.1 Concepten, ideeën en voorstellen die voor een opdrachtgever worden ontwikkeld, vallen onder het auteursrecht (het intellectuele eigendom) en blijven formeel en juridisch in het bezit van Creative One Studio. In het geval van inbreuk op of misbruik van dit auteursrecht, stelt Creative One Studio de organisatie of persoon in kwestie aansprakelijk. Deze aansprakelijkheid heeft juridische consequenties.

9.2 Op alle door Creative One Studio gemaakte producties rust het auteursrecht. Dit houdt in dat al het creatieve werk (concepten, animatie- en/of videomateriaal) op geen enkele manier toegepast mag worden in andere videoproducties dan die van opdrachtgever, tenzij anders is overeengekomen. Bij overtreding van het bovenstaande is de overtreder een direct opeisbare boete van €5.000 verschuldigd.

9.3 Een productie van Creative One Studio mag niet verveelvoudigd, geproduceerd of bewerkt worden zonder uitdrukkelijke toestemming van Creative One Studio. Het is mogelijk het auteursrecht af te kopen in overeenstemming met Creative One Studio.

10.1 Alle facturen dienen door de opdrachtgever te worden betaald overeenkomstig de op de factuur vermelde betalingscondities. Bij gebrek aan specifieke condities dient de opdrachtgever binnen veertien dagen na de factuurdatum te betalen. Elke betaling strekt tot voldoening van de oudst uitstaande factuur.

10.2 Bij sommige opdrachten waarbij een groter budget benodigd is of de productie over een langere periode wordt geproduceerd, zal de facturering verspreid en in meerdere termijnen verlopen.

10.3 Indien de opdrachtgever niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is deze van rechtswege in verzuim, zonder dat een andere ingebrekestelling vereist is.

10.4 Vanaf de dag volgend op de vervaldatum is de opdrachtgever een wettelijke rente verschuldigd overeenkomstig artikel 6:119a BW (voor zakelijke opdrachtgevers de wettelijke handelsrente) over het openstaande bedrag.

10.5 Alle redelijke kosten, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, die Creative One Studio moet maken om betaling te verkrijgen, komen voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend conform de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van €40:

• 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom.
• 10% over het deel van de hoofdsom tussen €2.500 en €5.000.
• 5% over het deel van de hoofdsom tussen €5.000 en €10.000.
• 1% over het deel van de hoofdsom tussen €10.000 en €200.000.
• 0,5% over het deel van de hoofdsom boven €200.000, met een totaal maximum van €6.775.

10.6 Betalingen strekken steeds eerst ter voldoening van verschuldigde kosten, vervolgens van opengevallen rente en ten slotte van de hoofdsom.

10.7 Indien de opdrachtgever niet binnen de overeengekomen betalingstermijn voldoet aan zijn betalingsverplichting, behoudt Creative One Studio zich het recht voor om al het geleverde materiaal (inclusief online geplaatste of gedeelde content) tijdelijk offline te halen of de toegang daartoe te blokkeren, totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. Eventuele hieruit voortvloeiende schade of vertraging komt volledig voor rekening van de opdrachtgever.

Aanbetaling voor productionele kosten

10.8 Creative One Studio kan voorafgaand aan de start van een project een aanbetaling verlangen ter dekking van productionele kosten.

10.9 De hoogte en vervaldatum van deze aanbetaling worden vooraf schriftelijk aan de opdrachtgever kenbaar gemaakt.

10.10 De uitvoering van het project start pas nadat de aanbetaling volledig en tijdig door Creative One Studio is ontvangen.

10.11 Indien de opdrachtgever nalaat de aanbetaling tijdig te voldoen, is Creative One Studio gerechtigd de start van het project op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, onverminderd het recht op vergoeding van reeds gemaakte kosten en/of schade.

11.1 Creative One Studio kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor welke directe of indirecte schade dan ook voortkomend uit de relatie met Creative One Studio, tenzij deze schade bewust is veroorzaakt door Creative One Studio.

11.2 In geval van toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de levering van de in de overeenkomst vermelde diensten is Creative One Studio slechts gehouden tot vervangende schadevergoeding, dat wil zeggen vergoeding van de waarde van de achterwege gebleven prestatie.

11.3 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat de opdrachtgever de schade binnen 48 uur nadat de opdrachtgever met de schade bekend is of geacht moet worden bekend te zijn, schriftelijk bij Creative One Studio meldt.

11.4 Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging is Creative One Studio op geen enkele wijze gebonden aan afspraken met ondergeschikte leden van eventueel eigen personeel.

11.5 De opdrachtgever vrijwaart Creative One Studio voor alle aanspraken op schadevergoeding die derden mochten doen gelden ter zake van schade die op enigerlei wijze is ontstaan door het onrechtmatig of onzorgvuldig gebruik van de aan opdrachtgever geleverde diensten van Creative One Studio.

11.6 De aansprakelijkheid van Creative One Studio is beperkt tot de factuurwaarde van de betreffende aan opdrachtgever verzonden factuur. In geen geval kan aanspraak worden gedaan op vergoeding van schade veroorzaakt door derving van inkomsten van de opdrachtgever of op indirecte schade en gevolgschade.

12.1 Alle door Creative One Studio geleverde zaken, daaronder eventueel mede begrepen concepten, scenario's, films en (elektronische) bestanden blijven eigendom van Creative One Studio totdat de opdrachtgever alle verplichtingen uit alle met Creative One Studio gesloten overeenkomsten is nagekomen.

12.2 De opdrachtgever is niet bevoegd de onder het eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden noch op enige andere wijze te bezwaren. Indien derden beslag leggen op de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken dan wel rechten daarop willen vestigen of doen gelden, is de opdrachtgever verplicht Creative One Studio zo snel als redelijkerwijs verwacht mag worden daarvan op de hoogte te stellen.

13.1 Partijen zijn niet gebonden tot het nakomen van enige verplichtingen, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvatting voor hun rekening komt.

13.2 Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop Creative One Studio geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Creative One Studio niet in staat is de verplichting na te komen. Creative One Studio heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat Creative One Studio zijn verplichtingen had moeten nakomen.

14.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bronnen hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

14.2 Indien Creative One Studio op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden mede te verstrekken en Creative One Studio zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, is Creative One Studio niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de wederpartij niet gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.

15.1 Creative One Studio behoudt het recht op een naamsvermelding na oplevering van een productie op elke online of offline locatie (in de vorm van een logo, '@creative.one.studio' of geanimeerd logo), tenzij anders overeengekomen. Ook behoudt Creative One Studio het recht om de productie te plaatsen in de portfoliomap op de eigen website en een naamsvermelding en/of logo te plaatsen van de opdrachtgever in de map referenties, tenzij anders afgesproken.

16.1 De kosten voor de huur van licht-, geluids- en/of videoapparatuur, hierna aangeduid als 'Rental Cost', zijn te allen tijde de verantwoordelijkheid van de klant. Deze kosten worden vermeld onder het kopje 'Rental Cost' op de uitgegeven factuur.

16.2 Voorafgaand aan de dienstverlening heeft de klant het recht om een schatting van deze kosten op te vragen bij Creative One Studio. Deze schatting is slechts een indicatie en de daadwerkelijke kosten kunnen variëren. Creative One Studio zal zich echter te allen tijde inzetten om een eerlijke inschatting te geven, met het oog op kostenefficiëntie en transparantie.

17.1 Bij het annuleren van een opdracht gelden de volgende annuleringskosten, berekend als een percentage van het totaalbedrag zoals vermeld op de factuur:

• Annulering tot drie weken voor de geplande startdatum: 20% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht.
• Annulering tot twee weken voor de geplande startdatum: 50% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht.
• Annulering binnen een week voor de geplande startdatum: 75% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht.

Om een opdracht te annuleren, dient de opdrachtgever de annulering schriftelijk aan Creative One Studio mede te delen, bij voorkeur per e-mail. De annuleringsdatum wordt vastgesteld op basis van de datum waarop de schriftelijke annulering door Creative One Studio is ontvangen.

De verschuldigde annuleringskosten dienen binnen 14 dagen na de annuleringsdatum te worden voldaan.

In uitzonderlijke gevallen kan Creative One Studio besluiten af te wijken van het standaard annuleringsbeleid, maar uitsluitend na overleg met de opdrachtgever en schriftelijke goedkeuring van beide partijen.

Het annuleren van een opdracht ontslaat de opdrachtgever niet van de verplichting om eventuele reeds gemaakte kosten en gemaakte uren tot aan de annuleringsdatum te vergoeden.

18.1 Creative One Studio behoudt te allen tijde het recht de overeenkomst tussentijds op te zeggen, indien voortzetting van de samenwerking naar het redelijk oordeel van Creative One Studio niet langer mogelijk of wenselijk is. Dit omvat, doch is niet beperkt tot, situaties waarbij de samenwerking niet constructief verloopt, de communicatie structureel stagneert, de opdracht zodanig wijzigt dat een verantwoorde uitvoering redelijkerwijs niet meer kan worden gewaarborgd, of wanneer het vertrouwen in een succesvolle samenwerking ontbreekt.

18.2 Creative One Studio stelt de opdrachtgever zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van de opzegging, met vermelding van de reden.

18.3 Bij opzegging op grond van dit artikel worden alle tot het moment van opzegging verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten door Creative One Studio in rekening gebracht conform het geoffreerde tarief. Reeds door de opdrachtgever betaalde bedragen worden verrekend met het verschuldigde bedrag voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden.

18.4 Creative One Studio is bij opzegging op grond van dit artikel niet aansprakelijk voor eventuele verdere schade of gevolgschade die de opdrachtgever als gevolg van de opzegging lijdt.

18.5 Tot het moment van opzegging vervaardigd materiaal blijft, behoudens volledige betaling van alle openstaande bedragen, eigendom van Creative One Studio.

19.1 In geval van contractbreuk door een van de partijen zal de schadelijder gerechtigd zijn op een schadevergoeding van €5.000, tenzij anders overeengekomen tussen de partijen. Deze schadevergoeding dient ter dekking van de directe en indirecte verliezen en kosten die voortvloeien uit de contractbreuk, inclusief maar niet beperkt tot gederfde winst, administratieve kosten en juridische kosten.

19.2 Deze schadevergoeding is niet bedoeld als bestraffing, maar als een redelijke compensatie voor de schadelijder voor de schade die voortvloeit uit het niet nakomen van de contractuele verplichtingen. Het bedrag van €5.000 wordt als redelijk beschouwd door beide partijen op het moment van ondertekening van dit contract.

19.3 De partijen erkennen dat deze schadevergoeding een essentieel onderdeel is van deze overeenkomst en stemmen ermee in dat het betalen van deze schadevergoeding geen afbreuk doet aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop de schadelijder anderszins recht heeft onder de wet of onder dit contract.

19.4 Indien een geschil ontstaat met betrekking tot de toepassing of interpretatie van deze bepaling, zullen de partijen trachten dit eerst in onderling overleg op te lossen. Mocht dit niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter zoals bepaald in artikel 20.

19.5 Door ondertekening van dit contract verklaren de partijen volledig op de hoogte te zijn van de inhoud van deze bepaling en stemmen zij ermee in te zijn gebonden aan de hierin uiteengezette voorwaarden.

20.1 Op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Creative One Studio, en op alle rechtsbetrekkingen die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag en van enig ander internationaal verdrag waarvan uitsluiting is toegestaan, wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

20.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een aanbieding, offerte of overeenkomst met Creative One Studio worden in eerste instantie uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het arrondissement Noord-Holland, locatie Haarlem, voor zover dwingend recht zich daar niet tegen verzet.

20.3 Het bepaalde in dit artikel laat de toepassing van dwingendrechtelijke bepalingen ter bescherming van consumenten onverlet, indien en voor zover de opdrachtgever als consument kwalificeert.

Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en staan op onze website. In het geval van uitleg van de inhoud en strekking van deze algemene voorwaarden, is de Nederlandse tekst daarvan steeds bepalend. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie dan wel de versie die gold ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst.